在 Asana 中建立一份「行銷 / 活動計劃時間表」，可以幫助你系統化地安排所有推廣、準備、執行與後續跟進的流程，並透過 自動提醒 確保團隊準時執行。這套模板特別適合用於：
- 📢 社群行銷活動（如 IG 推播、直播、線上課程）
- 🎫 實體活動（如展覽、講座、品牌快閃）
- 📬 數位行銷計畫（Email、廣告投放、內容日曆）
✅ 一、Asana 行銷 / 活動計劃時間表：推薦結構
🗂 專案名稱建議：
- 行銷活動時程表（2025Q3）
- 品牌夏季推廣計畫
- XX 產品發表會籌備進度
🧱 二、欄位結構（看板視圖 or 清單視圖皆可）
| 欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
| 🧠 活動構思階段 | 腦力激盪、主題、預算提案、活動策略規劃 |
| 📅 排程與資源配置 | 活動檔期、場地預訂、內容規劃、KOL/講者聯繫 |
| 🛠 執行中 | 任務進行中，包含視覺設計、社群排程、技術測試等 |
| 🔄 等待回覆 / 外部確認 | 等客戶、場地方、設計師、廣告代理商確認事項 |
| ✅ 已完成 | 所有完成的任務，方便統計與複製成新活動模板使用 |
📅 三、任務排程與時間表格式（清單視圖 + 時間軸視圖）
➤ 任務命名建議：
- 📣 發布 Facebook 宣傳貼文（7/5）
- 📹 直播測試（7/10）
- 📦 活動贈品包裝完成（7/18）
➤ 建議欄位設置（使用自訂欄位）：
| 欄位名稱 | 類型 | 說明 |
|---|---|---|
| 任務負責人 | 人員指派 | 誰要做 |
| 截止日期 | 日期 | 明確的交付日 |
| 任務類型 | 多選選單 | 宣傳、設計、合作、場控、直播、物流等 |
| 優先順序 | 單選選單 | 高、中、低 |
| 備註 / 外部連結 | 文字欄位 | 加上 Dropbox / Google Drive 等連結 |
⏰ 四、設定自動提醒（使用 Asana 自動化功能）
方法 1：基本截止日通知（免費帳戶即可用）
每個任務指派者會在：
- 截止日前一天收到 Email 與 APP 通知
- Asana 主頁的「我的任務」自動升級為當日重點
✅ 適合大多數基本使用者需求。
方法 2：建立進階自動化規則（需要進階帳戶）
使用「規則（Rules）」功能，自動推進任務或發送通知：
🎯 範例規則 1：任務進入「執行中」→ 指定設計師 + 設定截止日 + 發送提醒
觸發條件：任務移到「執行中」
→ 動作：
- 指派給設計師 A
- 加入截止日 +3 天
- 發送通知到 Slack 頻道 #marketing
📨 範例規則 2：任務距離截止日 2 天 → 自動發送提醒
觸發條件：截止日剩 2 天
→ 動作：發送提醒通知給任務指派者
路徑：點選任務 → 點「…更多操作」→ 規則 → 建立規則 → 使用內建條件 + 自定動作
📊 五、加值功能建議
| 功能 | 建議用途 |
|---|---|
| 📆 時間軸視圖 | 觀看整體時間排程與交錯（類似甘特圖） |
| 📎 附件管理 | 加入設計圖、文案、廣告影片、場地平面圖等 |
| 🧾 任務模板 | 建立「行銷活動任務範本」，下次一鍵複製重用 |
| 👥 協作與@提及 | 負責人可互相留言、標記、上傳最新版本避免混亂 |
| 🔁 重複任務設定 | 每週社群排程、每月 EDM 可設定「每週重複」 |
🎯 範例活動任務清單（文字版）
🧠 活動構思階段
- 整體活動目標確立（行銷部門）
- KOL 合作人選名單建立
- 初步預算提交
📅 排程與資源配置
- 視覺設計初稿（設計師：Aug 10）
- 預約活動場地與直播器材（行政）
- 拍攝影片腳本撰寫
🛠 執行中
- 製作社群排程圖（社群）
- 廣告文案校對中（文案）
- KOL 簽約確認（合作窗口）
✅ 已完成
- 宣傳預熱影片發布
- 贈品已寄出
📁 想快速開始？你可以：
- ✅ 在 Asana 新建專案 → 選「清單」或「看板」視圖
- ✅ 選「建立任務模板」，填好活動週期、截止日、提醒規則
- ✅ 啟用時間軸視圖，調整各任務時程 → 一目了然！