設計一個適合團隊的 Jira 工作流程（Workflow）是打造高效專案管理系統的核心。以下是一步步教你如何 在 Jira 設計並實施自訂工作流程，並搭配實際團隊情境的建議。
🧭 一、什麼是 Jira 工作流程（Workflow）？
在 Jira 中，一個「工作流程」定義了 issue 的 狀態（Status） 及它們之間的 轉換（Transition）。例如：
📌 典型工作流程：
To Do → In Progress → In Review → Done
🛠️ 二、如何設計一個適合團隊的工作流程？
🔍 步驟 1：理解你的團隊流程
請與團隊成員（開發、QA、PM、設計等）一起回答以下問題：
- 任務開始前有哪些前置作業？
- 誰負責什麼狀態？（例如：測試階段歸 QA）
- 什麼時候代表工作完成？需要經過審核嗎？
- 任務是否會退回修改？誰決定這件事？
🎯 建議範本（可依角色調整）：
🔧 工程開發團隊（Scrum 團隊）：
Backlog → Selected for Development → In Progress → In Review → In QA → Done
🎨 設計團隊：
To Do → Designing → Internal Review → Stakeholder Review → Approved → Done
🐞 缺陷管理流程（Bug）：
Open → In Progress → Fixed → In QA → Reopened / Closed
⚙️ 三、在 Jira 中建立或修改工作流程
➤ 方法 1：使用 Jira 專案的預設工作流程（建議簡單團隊）
- 進入 Project Settings → Workflows
- 編輯現有流程，或按「Add workflow」新增。
- 使用拖拉介面（Diagram）新增狀態與轉換。
➤ 方法 2：建立全新工作流程（需 Jira Admin 權限）
- 進入 Jira settings → Issues → Workflows
- 點「Add workflow」
- 新增狀態（如：In Review、In QA）
- 加上轉換線（Transitions），可設定：
- 條件（Conditions）：例如只有 QA 可以轉到「Done」
- 驗證（Validators）：例如指定欄位需填寫
- 後動作（Post functions）：例如狀態轉換後自動指派
🎨 小技巧：
- 狀態建議使用標準命名（易懂）
✅ In Progress、In Review
❌ Jimmy Working on It、Need Coffee - 使用 Transition Screens 要求必要欄位（如轉 Done 前輸入說明）。
📊 四、將工作流程指派給 Issue Type
- 在 Workflow Scheme 中，把工作流程套用到特定 Issue Type：
- Bug 用 bug 流程
- Task 用標準流程
- Epic/Story 走簡化流程
📌 五、最佳實務建議
| 原則 | 建議 |
|---|---|
| 🧩 分工明確 | 每個狀態代表某個角色的責任 |
| 🔁 可回溯 | 加入「退回」狀態（如 Reopened）處理不通過情境 |
| 📥 清楚起點 | 使用「Backlog」或「To Do」表示尚未開始的任務 |
| ✅ 結尾明確 | 「Done」前可設 Review / QA 過渡狀態 |
| 👥 自動化搭配使用 | 利用自動指派、自動通知簡化人力 |
🧪 六、範例：跨職能產品團隊的工作流程
Backlog → Ready for Development → In Progress
→ In Review → In QA → Done
↘ Reopened
- Product Owner 從 Backlog 排程
- 開發將任務轉進 In Progress
- 開發完成後由 Reviewer 審查
- QA 驗證後才進入 Done