在 Excel 中，利用 共同撰寫功能，多位使用者可以同時在同一份活頁簿上進行協作，實時查看對方的編輯和更新，這非常適合團隊合作。此功能在 Excel 365 和 Excel 2021 中提供，並且可以使用 OneDrive 或 SharePoint 存儲文件，實現雲端協作。
如何在 Excel 中使用共同撰寫功能
1. 儲存文件到 OneDrive 或 SharePoint
為了讓多人能同時編輯文件，首先需要將您的 Excel 活頁簿儲存到 OneDrive 或 SharePoint。這樣，文件可以在雲端中存取並進行協作。
- 打開 Excel 文件。
- 點擊 檔案 > 另存為，選擇 OneDrive 或 SharePoint 來儲存文件。
- 為文件選擇名稱並儲存。
2. 邀請其他人共同編輯
當文件儲存到雲端後，您可以邀請其他人一起編輯文件。
- 點擊 檔案 > 共用。
- 在 共用給他人 的區域，輸入您想邀請的人的電子郵件地址，或者生成共用鏈接並發送給他們。
- 選擇 可以編輯 或 僅檢視，然後點擊 發送。若生成鏈接，選擇 編輯 權限，並將鏈接發送給其他人。
3. 實時協作
當其他人接收到您的邀請並打開文件後，您和他們就可以實時進行協作。Excel 會顯示每個編輯者的姓名或顏色標籤，幫助您辨識他們在文件中的修改位置。
- 您會看到其他編輯者正在編輯的位置，並且可以看到他們的變更即時反映在您的畫面中。
- 每位編輯者的名字會顯示在 Excel 頁面頂部的協作欄，您可以點擊他們的名字來查看他們的修改。
4. 共同編輯的基本操作
- 檢視誰在編輯：每個編輯者都會有一個顯示的顏色或名字，您可以查看誰正在編輯文件中的哪些部分。
- 即時更新：每個人的編輯都會自動更新並顯示在其他所有人的視窗中，無需手動保存或刷新。
- 評論和討論：您可以在文件中插入 註解 或 @提到，讓協作夥伴知道特定的修改或問題。
5. 儲存並結束
Excel 會自動儲存您的所有變更，並且在多人共同撰寫時，任何修改都會即時同步，您不需要手動保存文件。只要關閉文件，所有變更都會被保留。
協作小技巧：
- 使用版本歷史記錄：如果您需要查看先前的版本或回退更改，可以利用 版本歷史記錄 功能。在 檔案 > 資訊 > 版本歷史 中查看和恢復早期版本。
- 使用註解功能：當有問題或需要其他人注意某些資料時，您可以使用 插入註解 來添加評論。這樣可以促進團隊協作，讓每個人都能清楚知道待辦事項。
- 檢查更改：您可以選擇 追蹤更改，這樣您就能更清楚地看到哪些人進行了哪些修改，尤其在協作過程中管理變更很有幫助。
注意事項
- Excel 版本要求：此功能要求使用 Excel 365 或 Excel 2021，並且需要將文件儲存到 OneDrive 或 SharePoint 上。
- 網路連線：共同撰寫功能依賴網路連線，請確保您和其他協作者都能穩定連接到網路。
- 使用相同版本的 Excel：最好確保所有人使用相同版本的 Excel，這樣可以避免因版本不同而出現功能不兼容的情況。
總結
使用 共同撰寫功能，您可以輕鬆地與其他人同時編輯 Excel 文件，實現實時協作。這樣不僅可以提高工作效率，還能更好地進行團隊協作。只需儲存文件到 OneDrive 或 SharePoint，然後與同事或合作夥伴分享鏈接或發送邀請，他們就能立刻參與進來。